Hơn 60% nhân viên văn phòng tại TP.HCM thừa nhận họ dành ít nhất 2 giờ mỗi ngày cho các tác vụ không tạo ra giá trị. Đó là kết quả từ một khảo sát nội bộ của một công ty công nghệ quy mô 500 người mà tôi có dịp xem qua. Con số này không chỉ phản ánh sự lãng phí thời gianảnlýthờigianKhinhânviênvănphòngtựcắthiệusuấtvìthóiquentaihạvay vốn ngân hàng， mà còn cho thấy kỹ năng quản lý thời gian của nhiều người đang bị bào mòn bởi chính những thói quen tưởng chừng vô hại.Điều đáng nói là không ai dạy chúng ta cách quản lý thời gian một cách bài bản. Từ ghế nhà trường đến khi đi làm， chúng ta được yêu cầu hoàn thành bài tập， deadline。KPI， nhưng hiếm khi được hướng dẫn cách sắp xếp 8 tiếng mỗi ngày sao cho hiệu quả. Kết quả là nhiều người tự biến mình thành nạn nhân của lịch trình dày đặc， trong khi thời gian thực sự tập trung cho công việc quan trọng chỉ chiếm chưa đến 30%. Tôi từng chứng kiến một đồng nghiệp cũ mở email lúc 8 giờ sáng， và đến 10 giờ vẫn chưa bắt tay vào việc chính vì bị cuốn vào vòng xoáy trả lời từng tin nhắn， từng thông báo. Cô ấy nghĩ mình đang làm việc， nhưng thực chất chỉ đang phản ứng với những gì người khác muốn.Thói quen thứ hai là ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc. Một nghiên cứu từ Đại học Stanford chỉ ra rằng những người thường xuyên làm đa nhiệm có hiệu suất thấp hơn 40% so với người chỉ tập trung một việc. Ấy vậy mà vẫn không ít người tự hào vì có thể vừa họp， vừa trả lời tin nhắn， vừa viết báo cáo. Sự thật là não bộ không thể xử lý song song các tác vụ đòi hỏi nhận thức cao. Mỗi lần chuyển đổi， bạn mất trung bình 23 phút để lấy lại sự tập trung. Quản lý thời gian không phải là nhồi nhét thêm việc。mà là chọn lọc việc nào xứng đáng với sự tập trung của bạn.Thói quen thứ ba， cũng là thói quen khó bỏ nhất， là để ngoại cảnh chi phối lịch trình. Điện thoại rung， đồng nghiệp rủ đi cà phê， sếp giao việc đột xuất – tất cả đều khiến kế hoạch trong ngày của bạn sụp đổ trong vài phút. Tôi đã thử áp dụng nguyên tắc 'khối thời gian' trong hai tuần: dành 90 phút buổi sáng chỉ để làm việc sâu， không mở email。không mạng xã hội. Kết quả bất ngờ – lượng công việc hoàn thành tăng gấp đôi， và tôi có thêm thời gian rảnh buổi chiều. Quản lý thời gian hiệu quả không đến từ những ứng dụng đắt tiền， mà từ việc bạn dám nói 'không' với những thứ không quan trọng.

Nhìn rộng ra， các công ty cũng có phần trách nhiệm. Văn hóa 'có mặt là làm việc' và 'trả lời ngay lập tức' đang giết chết khả năng quản lý thời gian của nhân viên. Một số doanh nghiệp đã thử nghiệm tuần làm việc 4 ngày hoặc giờ tập trung không họp， và năng suất tăng rõ rệt. Thời gian là tài nguyên không thể tái tạo. Mỗi phút trôi qua là một phút bạn không thể lấy lại. Vậy nên， thay vì cố gắng làm nhiều hơn。hãy học cách làm ít hơn nhưng đúng việc. Đó mới là cốt lõi của quản lý thời gian trong kỷ nguyên quá tải thông tin.