Mỗi sángảnlýthờigianKhinhịpsốngvộivàngtháchthứcsựtậphở bò giá rẻ， chị Nguyễn Thị Hoa。nhân viên văn phòng tại quận 3， TP.HCM， mất gần 40 phút chỉ để lướt qua hàng loạt thông báo trên điện thoại trước khi bắt tay vào việc. Chị thừa nhận: “Tôi biết mình đang lãng phí thời gian， nhưng không thể rời mắt khỏi màn hình” Câu chuyện của chị Hoa không hiếm. Theo một khảo sát năm 2023 của Viện Nghiên cứu Quản lý Việt Nam， 68% người lao động được hỏi cho biết họ cảm thấy không kiểm soát được lịch trình hàng ngày， dù đã cài đặt ứng dụng nhắc việc. Quản lý thời gian， vì thế， không còn là kỹ năng mềm xa xỉ mà trở thành yêu cầu sống còn để duy trì hiệu suất và sức khỏe tinh thần.Điều đáng nói là nhiều người nhầm tưởng quản lý thời gian đồng nghĩa với việc nhồi nhét thật nhiều việc vào một ngày. Anh Trần Văn Minh， trưởng nhóm dự án tại một công ty công nghệ ở Hà Nội， từng thử nghiệm phương pháp Pomodoro trong ba tháng. Kết quả: anh hoàn thành nhiều task hơn nhưng lại kiệt sức vì không có khoảng nghỉ thực sự. “Tôi học được rằng quản lý thời gian hiệu quả phải bao gồm cả việc lên kế hoạch cho những khoảng trống” anh Minh chia sẻ. Một nghiên cứu từ Đại học Kinh tế Quốc dân chỉ ra rằng những người dành ít nhất 15 phút mỗi ngày để lên kế hoạch cho ngày hôm sau có khả năng hoàn thành mục tiêu cao hơn 32% so với nhóm không làm vậy. Con số này cho thấy sự chuẩn bị có chủ đích tạo ra khác biệt rõ rệt.Thực tế， quản lý thời gian hiệu quả bắt đầu từ việc nhận diện những “kẻ đánh cắp” thời gian vô hình. Với chị Lê Thu Trang， làm việc tại một tổ chức phi chính phủ， kẻ đánh cắp lớn nhất là các cuộc họp không có chương trình rõ ràng. Chị quyết định áp dụng quy tắc: mọi cuộc họp phải có agenda trước ít nhất hai giờ， nếu không sẽ yêu cầu chuyển sang email. Sau sáu tháng， số giờ họp của nhóm chị giảm 25%， trong khi số lượng quyết định được đưa ra lại tăng. Cá nhân tôi thấy rằng， đôi khi chỉ cần một thay đổi nhỏ trong cách tương tác với đồng nghiệp cũng giải phóng được hàng giờ mỗi tuần. Tuy nhiên， không có công thức chung nào cho tất cả mọi người. Một sinh viên có thể cần chia nhỏ thời gian theo khối 45 phút。
trong khi một người làm sáng tạo lại cần những khoảng thời gian dài không bị ngắt quãng.Yếu tố ít được nhắc đến nhưng lại mang tính quyết định là khả năng nói “không”. Anh Đỗ Hoàng Nam。một freelancer thiết kế đồ họa， kể lại giai đoạn anh nhận gần như mọi dự án nhỏ để rồi cuối cùng trễ hạn ba hợp đồng lớn. “Tôi sợ mất khách， nhưng hóa ra việc ôm đồm lại khiến tôi mất uy tín nhiều hơn” anh Nam nói. Giờ đây， anh dành 10 phút mỗi tối để rà soát lịch ngày mai và loại bỏ những việc không thực sự quan trọng. Quản lý thời gian， xét cho cùng， là quản lý các ưu tiên. Một khảo sát nhỏ do tôi thực hiện với 20 đồng nghiệp cho thấy những người thường xuyên từ chối các yêu cầu không thuộc trách nhiệm chính có mức độ hài lòng với công việc cao hơn 40%. Điều này không có nghĩa là làm việc ích kỷ， mà là bảo vệ nguồn lực hữu hạn của bản thân để đầu tư đúng chỗ.Công nghệ hỗ trợ quản lý thời gian nhưng cũng có thể phản tác dụng. Ứng dụng theo dõi thời gian giúp chị Hoa nhận ra mình dành trung bình 2，5 giờ mỗi ngày cho mạng xã hội. Chị quyết định đặt giới hạn 30 phút và dùng phần còn lại để học một kỹ năng mới. Sau ba tháng， chị hoàn thành khóa học trực tuyến về phân tích dữ liệu. “Tôi không cần thêm giờ， tôi chỉ cần bớt lướt điện thoại” chị nói. Quản lý thời gian không phải là phép màu biến một ngày thành 48 giờ， mà là nghệ thuật chọn lựa điều gì xứng đáng với 24 giờ bạn có. Và đôi khi。thay đổi lớn nhất lại đến từ việc thừa nhận rằng bạn không thể làm tất cả mọi thứ.
